Qué son los costes directos e indirectos de una flota de vehículos de empresa

La información es poder, por eso recolectar e interpretar los datos relacionados con los costes de una flota de vehículos de empresa puede ayudar a tomar decisiones que marquen el futuro de cualquier compañía.

Es necesario llevar a cabo un control exhaustivo de los costes anuales provenientes de la actividad de los automóviles y, por ello, el primer paso a la hora de gestionar una flota de vehículos es identificar cuáles son sus costes.

Los costes derivados de la gestión de una flota de vehículos de empresa se pueden dividir en dos categorías diferentes, dependiendo de si provienen directamente de la posesión de dichos vehículos (costes directos) o bien, si se derivan de la gestión de la flota (costes indirectos).

Los costes directos de una flota de vehículos

• Costes fijos: estos gastos hacen referencia a la posesión de los automóviles, es decir, el coste de la compra de un vehículo, su financiación y su depreciación a lo largo del año. También los costes de operación se incluyen dentro de estos, es decir, los derivados de las actividades de dicho vehículo: pago del salario y la cuota de la Seguridad Social a su conductor, el coste del seguro y los impuestos de circulación. Estos costes tienen poco margen de maniobra, ya que responden a convenios o tarifas fijadas previamente.
• Costes variables: los gastos variables son aquellos en los que incurre una flota de vehículos por su actividad sobre la carretera: gastos en combustible, en mantenimientos periódicos, costes de reparaciones… Estos costes pueden reducirse aplicando una correcta gestión de flotas. Mientras, otros costes variables pueden eliminarse casi por completo, son los conocidos como costes eludibles de una flota e incluyen las sanciones económicas por multas o el pago de peajes.

Los costes indirectos de una flota de vehículos

Están relacionados con los recursos materiales y humanos que participan en la gestión de la flota de vehículos: costes de personal que gestiona las flotas desde la oficina, instalación y mantenimiento de software y hardware, y el coste de las infraestructuras de la empresa.

Dentro de los costes indirectos, cabe destacar el hardware y el software relacionado con la gestión de flotas por GPS, una tecnología que más que un gasto debe considerarse una inversión, ya que ayuda a controlar y a reducir en gran medida los gastos directos de la flota de vehículos.

¿Cómo reduce los costes directos un sistema de gestión de flotas?

• Costes de combustible: un sistema de gestión de flotas por GPS permite planificar la ruta más conveniente para ahorrar tiempo y combustible. Pueden crearse rutas preestablecidas o bien, comprobar el estado de las vías en tiempo real para evitar atascos.
• Averías: un sistema de geolocalización por GPS también es útil a la hora de establecer alertas para las revisiones y evitar futuras averías. Además, los sistemas de geolocalización por GPS permiten controlar parámetros relacionados con una conducción eficiente, lo que permite un mejor mantenimiento de piezas clave en un automóvil, como son sus neumáticos.
• Multas: algunos de los datos que se pueden consultar con esta tecnología son si el conductor circula a una velocidad adecuada, si el vehículo sobrepasa el peso permitido y los tiempos de conducción y descanso, para así evitar sanciones de tráfico. Además permite conocer la situación del vehículo en todo momento para actuar rápidamente en caso de que esté parado en un lugar prohibido, por ejemplo.
• Peajes: la previsión de rutas por GPS permite buscar rutas alternativas y evitar peajes innecesarios.
• Depreciación: los sistemas de gestión de flotas por GPS pueden reducir el kilometraje de un automóvil e incentivar una conducción eficiente (midiendo el tiempo que el vehículo permanece en ralentí, las revoluciones por minuto o el uso que se le da a los pedales). Estos hábitos retrasan el desgaste del vehículo y por tanto, disminuyen su depreciación.

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