Cómo gestionar el gasto en combustible de una empresa

Gestionar el gasto en combustible de una empresa puede suponer todo un quebradero de cabeza para el administrador de la flota o para el encargado de la contabilidad. El carburante, pese a ser un gasto deducible para las pymes, representa un alto porcentaje en los gastos mensuales de cualquier negocio que cuente con flota propia de vehículos.

Más de la mitad de las empresas españolas no controlan el consumo en combustible de sus flotas, por lo que es un aspecto en el que aún estamos a la cola de Europa y que resta competitividad a las empresas del sector.

Para gestionar el gasto en combustible hay que tener en cuenta que no se trata de un coste fijo, sino que depende de múltiples factores como las variaciones en el precio del petróleo, la actividad de la empresa, el modelo de los vehículos o el uso que den a estos los trabajadores.

Algunas de las variables que afectan a los costes no dependen ni del gestor de la flota y ni tan siquiera de los propios conductores. Sin embargo, otros muchas se pueden ajustar para reducir los costes de la flota. Los sistemas de gestión de flotas suponen múltiples ventajas, entre ellas la de poder reducir el gasto en carburante. Aquí os explicamos cuáles son los factores que influyen a la hora de gestionar el gasto en combustible en una empresa:

• Precio del carburante: las subidas de los precios del combustible dependen de la demanda global de petróleo y también de las previsiones futuras de demanda, así como de la situación de los países extractores. Recientemente, los precios de la gasolina y el gasóleo han llegado a cifras que no se alcanzaban desde hacía cuatro años, ante esta subida es necesario controlar otros factores que sí que están en la mano de los trabajadores.
• Sector y volumen de la empresa: la partida destinada a la compra de combustible no es la misma en una empresa de alquiler de coches que en la de una pequeña pyme que necesita varias furgonetas para transportar material. Sin embargo, los sistemas de gestión son útiles para cualquier volumen de empresa, ya que siempre suponen un ahorro proporcional al gasto total.
• Disponibilidad de datos relevantes: lo que no se mide, no se puede mejorar. Esta expresión tan manida en los últimos tiempos es aplicable también al uso de combustible. Es necesario tomar datos de cada uno de los vehículos por separado para poder comprobar cuál es el factor que está produciendo mayor gasto: el tipo de vehículo, el conductor, etc. Con las estadísticas en la mano es más fácil no solo tomar decisiones, sino comprobar que están funcionando a medio y largo plazo. En este sentido, un sistema de gestión de flotas ofrece una plataforma que proporciona el acceso a datos relevantes y que además permite la configuración y descarga de informes especializados.
• Uso del vehículo: el factor humano también es clave a la hora de gestionar el gasto de combustible. Un sistema de administración de flotas permite comprobar los hábitos al volante de los conductores para corregir a tiempo comportamientos que suponen un aumento del gasto de combustible: tiempos en ralentí, frenazos, cambios bruscos de velocidad, etc. Además, estos sistemas de geolocalización permiten identificar a los conductores que usan los vehículos de empresa más allá de su jornada laboral.
• Establecimiento de rutas: los sistemas de gestión de flotas son muy útiles para programar con antelación los trayectos que debe realizar cada conductor, estas herramientas permiten no solo escoger la ruta más corta, sino que tienen en cuenta otros factores como el estado del tráfico en tiempo real o el número de peajes, para decidir cuál es la mejor alternativa. De esta manera, el administrador de la flota ahorra en tiempo y gana en efectividad, mientras que el conductor puede realizar su trabajo con mayor fluidez, aumentando la productividad.

En SATDATA somos especialistas en el control de flotas por geolocalización y cada día incorporamos nuevas tecnologías para ofrecer datos relevantes para las empresas. Puedes solicitar más información llamando al 902 505 789, contactando a través de este formulario, o bien escribiéndonos al correo electrónico comunicacion@satdata.es.